Det første, du skal tænke på, er at reservere værelser på et lokalt hotel til dine udenbysgæster. Det værste, der kunne ske, er, at dine gæster et par måneder før familiegenforeningen ringer rundt for at finde et hotelværelse og finder ud af, at alle værelser i byen koster 500 dollar pr. nat, eller endnu værre, at alle værelser i byen er blevet optaget af en stor kongres eller en sportsbegivenhed. Det er derfor meget vigtigt at reservere et samlet antal værelser til dine gæster til særlige priser på et eller to udvalgte hoteller i god tid før den store begivenhed. På de fleste hoteller er det mindste antal værelser, du kan reservere samlet, 10 værelser pr. nat. Hvis du er på udkig efter mere end 30 værelser pr. nat, er det en god idé at opdele gruppen på to eller tre hoteller. På den måde kan dine gæster få et valg mellem forskellige lokaliteter og priser.
Du ønsker at gøre dine familiemedlemmer interesserede i genforeningen og skabe begejstring blandt dem. Forhåndsplanlægning er nøglen. Start med at vælge den perfekte lokalitet. Vores teknologi er perfekt til dette, da den tillader dog at søge på forskellige lokaliteter på samme tid. Du ønsker at finde en lokalitet til familiegenforeningen, som er så central, at alle dine familiemedlemmer nemt kan nå frem. Du ønsker også at sikre dig, at lokaliteten har tilstrækkeligt med attraktioner og ting at foretage sig for alle aldre, så alle dine familiemedlemmer, unge som ældre, er spændte på arrangementet. Det værste, der kunne ske, er, at du ringer rundt for at finde et hotelværelse nogle få måneder før dine Familiegenforening og finder ud af, at alle værelser i byen koster 500 dollar pr. nat, eller endnu værre, at alle værelser i byen er blevet optaget af en stor kongres eller en event, som optager hele byen. Det er derfor meget vigtigt at reservere et samlet antal værelser til din Familiegenforening til særlige priser på et hotel med den perfekte lokalitet i god tid før den store begivenhed. På de fleste hoteller er det mindste antal værelser, du kan reservere samlet, 10 værelser pr. nat, men hvis du bruger en festsal på hotellet, kan det antal være mindre.
For at opnå det mål er det nok ikke nogen god idé i blinde at starte med at ringe til hoteller mange forskellige steder. Du vil ikke gøre din familie eller dig selv nogen tjeneste ved at reservere en masse samlede værelser til de første priser, hotellet vil give dig. Du har heller ikke alle oplysningerne om hotellet, og det er vigtigt, at du får organiserede detaljerede beskrivelser af alle faciliteter, før du træffer en beslutning. Det første skridt er at se, hvilke priser internettet byder på. En fantastisk kilde, vi har fundet, som gør det nemt for dig at sammenligne forskellige hotellers internetpriser, er HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Det bedste ved deres system er, at det er gratis og meget nemt at bruge. Du skal bare indtaste dine valgmuligheder mht. lokaliteter og datoer for din familiegenforening, så gør HotelPlanner.com resten. Det gør det muligt for dig at søge på hotelgruppepriser i flere forskellige byer på samme tid på en nem og overskuelig måde uden speciel fokus på noget bestemt hotel. Du bestemmer også, hvordan du sorterer i oplysningerne, om det skal være efter lokalitet, pris eller hotelkædens navn. Du vil også få tildelt en kunderepræsentant, som vil hjælpe dig med at sikre dig, at dit valg af tilbud ikke kun er det bedste. De vil også hjælpe med reservationsprocessen. Reservationsprocessen er meget vigtig, for selv om værelsesprisen er meget lav, kan tilbuddet inkludere en meget streng afbestillingspolitik, et stort kontant depositum eller andre skjulte udgifter, som f.eks. obligatoriske resortgebyrer. HotelPlanner.com’s Kunderepræsentant vil altid være behjælpelig med disse og andre problemer, du måtte støde på. Når du har valgt dit hotel, vil du få stillet en eksekutiv onlinereservationshjemmeside gratis til rådighed – kun til din Familiegenforening. Den vil hjælpe med at holde styr på dine familiemedlemmer, efterhånden som de bekræfter med dit hotel.