Til lykke! Du er den officielle “eventplanlægger” for et kommende program. Med dit nye ansvarsområde vil det måske være nyttigt for dig at kigge på nedenstående tips, som måske kan give dig mere plads i budgettet...:
1) Sæson/Datoer:nogle lokaliteter har en høj- og en lavsæson. Der kan være tale om betydelige prisforskelle alt efter dato. Og hvis din gruppe kan mødes i løbet af eller nær en hvilken som helst ferie, er det også værd at gøre hotel planner opmærksom på.
a. Forarbejde: Hvis du har valgt en by, bør du tjekke datoer, hvor byen har store festivaler, kongresser over hele byen, særlige events (f.eks. Superbowl) osv. Hvis det stadig er muligt for dig at ændre dine datoer, skal du måske prøve at planlægge dit møde enten en uge før eller efter sådanne vigtige events i byen. Det kan være dyrt at planlægge en event i samme periode og meget kaotisk for dine deltagere.
2) Ugedagsmønster: Mange hoteller har enten et stort behov for forretninger i weekenden eller på hverdage. Et hotel i en virksomhedspark kan f.eks. være meget dejligt og tilbyde fantastiske priser i weekenden, mens et smukt resorthotel har problemer med at få værelser solgt til hverdag.
3) Er de priser, hotellet tilbyder, for en enkelt person på værelset eller for flere personer på samme værelse? En værelsespris vil ofte opfylde dit budget, men hvis din gruppe er sammensat på en sådan måde, at du vil have op til fire personer på værelset, vil du måske skulle betale op til 10-30 dollar pr. ekstra person på værelset. Når du fremsætter din anmodning, skal du sørge for at vælge de korrekte værelsestyper, så hotelgruppepriserne vil være mest nøjagtige.
4) Hold øje med yderligere omkostninger med det samme ved at bruge hotellets informationsknap til venstre for hotellets tilbud: Er der eventuelle resortomkostninger på det hotel, du er interesseret i? Hvad med parkeringsafgifter? Tillader hotellet kæledyr, og i så fald koster det ekstra? Er der eventuelle obligatoriske gebyrer i tillæg til hotellets værelsespriser? Disse yderligere gebyrer kan beløbe sig til mange penge, men nogle af dem kan forhandles alt efter, hvor godt din forretning passer med det bestemte hotel.
a. Hold øje med det, der er inkluderet i prisen: Nogle hoteller vil inkludere gratis morgenmad, eftermiddagsreception åben til gæsterne, adgang til fitnesscenter eller Internet sammen med købet af værelset. Disse bekvemmeligheder er ikke kun omkostningsbesparende, de forbedrer også den overordnede hoteloplevelse. Disse merværditiltag vil være angivet i kommentarerne til et hoteltilbud lige under hotellets gruppepris.
5) Mad og drikkevarer: Hvis du planlægger en banket under dit ophold, skal du sørge for at angive dette i oplysningerne i forbindelse med din gruppeanmodning. Dermed sikrer du dig, at det kun er hoteller, som kan opfylde disse behov, som svarer dig. Det er også mere sandsynligt, at hoteller med festlokaler er villige til at reservere flere samlede værelser og give yderligere rabatter, hvis gruppen benytter sig af deres mad og drikkevarer samt festlokaler. Når du har fundet et hotel med alle de serviceydelser, du har brug for, inden for dit budget, bruger du knappen Kontakt Hotel for at se menuforslag. Tjek Serviceafgifter og Skatter. I tillæg til priser på menuer kan disse afgifter beløbe sig til alt fra 20-40 % i yderligere udgifter. Måder til afholdelse af omkostninger:
a. HotelPlanner.com vil forsøge at forhandle sig til en 20 til 50 % rabat på mad og drikkevarer til din gruppe. Tjek sektionen kommentarer under hotellernes tilbud for oplysninger om disse rabatter.
b. Find på en prøvemenu og omkostninger, du ville forvente at betale, inkl., som du kan præsentere for dit hotel. Foreslå f.eks. en morgenmad, som inkluderer forskelligt brød, juice samt kaffe og te, for en inklusivpris af dit budgetterede beløb pr. person og se, om de kan ændre deres menuer, så du kan holde dit budget. De fleste Hotel Planner hoteller vil tilbyde gratis morgenmad til din gruppe. Denne merværdi vil også være angivet i sektionen kommentarer under hotellernes tilbud.
c. Kast et blik på menuerne på hotellets restauranter. Hvis din gruppe er lille, kan det være en god idé at spise middag i hotellets restaurant eller på en restaurant i nærheden.
6) Audiovisuelt udstyr: Formidl dine audiovisuelle behov til din salgsrepræsentant for hotel planner og bed om et individuelt tilbud. En dyr ting er leje af en LCD-afspiller. Nogle gange kan det være billigere for dig selv at købe en, men husk at spørge din repræsentant om eventuelle ”tilslutningsgebyrer”, som måtte påløbe, hvis du medbringer eget udstyr.
7) Leje af mødelokale: Hvis dit antal af værelsesgæster matcher antallet af personer i dine møder, vil du sandsynligvis være i en bedre position mht. forhandling om leje af mødelokaler. Hvis din gruppe behøver udstillingsgenstande, en masse papirmateriale eller et større mødelokale (til f.eks. 100 personer og du lejer 10 værelser pr. nat), skal du forvente at betale noget i leje for mødelokaler. Hotel Planner kan forhandle om leje af mødelokaler på dine vegne, hvis: a) din gruppe mødes hen over en ”behovsperiode” (dvs. en ferie og/eller i lavsæsonen); b) du bruger mange penge på mad og drikkevarer pr. overnatning (dvs. dine deltagere spiser morgenmad, frokost, har snackpauser tidligt og sent og deltager i reception/middag); c) din event vil betyde, at hotellet har komplet udsolgt.
8) Tæt på aktiviteter: Er din gruppe en, som vil have mange ledige aftener, eller planlægger du aktiviteter uden for hotellet til din gruppe? Det kan i begge tilfælde hjælpe med at mindske omkostningerne for dig som planlægger eller de enkelte deltagere, hvis de er i stand til at gå til de forskellige lokale attraktioner. Hvis din gruppe har mange ledige aftener, og der er attraktioner inden for gåafstand, vil deltagerne værdsætte ikke at skulle betale for taxa, skulle hente deres biler i garagen og finde rundt i en ukendt by. Hvis du planlægger aktiviteter uden for hotellet, kan transportudgifter til og fra et mødested uden for hotellet være en betydelig udgift. Hvis du vælger et hotel tæt ved mange forskellige mulige eventlokaliteter, så deltagerne kan gå dertil, er det en udgift, de sparer. Klik på knappen hotelinformation til venstre for hoteltilbuddet for at se et kort over de omkringliggende områder med en liste over lokale attraktioner til højre for kortet og afstand mellem hver enkelt af de lokale attraktioner og dit hotel. Hotel Planner kan også sortere alle dine mulige hoteller efter afstand til en hvilken som helst specifik lokalitet. Sæt kryds ud for den sortering, du ønsker, oven over hoteltilbuddene.
9) Transport: Hvis mange af dine deltagere ankommer med fly, bør du hurtigt undersøge flypriserne fra de vigtigste byer for de datoer, hvor din event kan finde sted. Hvis du ser på flere forskellige byer, vil du måske opdage, at en af dem er mere rimelig i pris end de andre. Benyt på samme måde knappen hotelinformation til venstre for hvert enkelt hoteltilbud til at modtage oplysninger om shuttle- og taxaudgifter fra lufthavnen samt tiden fra lufthavnen til det valgte hotel.
10) Opgraderinger og faciliteter: din Hotel Planner repræsentant vil altid spørge, om din gruppe kan få en gratis opgradering til en suite til gruppeprisen eller en gratis bekvemmelighed til en af dine VIP-deltagere. Disse ekstra ting bemærkes af din gruppe og kan fås uden yderligere omkostninger for dig.
11) En bonus mere! Et pr. Halvtreds: Dette er en standard på de fleste hoteller. For hver halvtreds anvendte værelser er et gratis! Nogle hoteller tilbyder kun et gratis værelse, når halvtreds eller flere værelser anvendes PR. NAT. Andre hoteller vil kreditere dette på kumulativ basis. Nogle hoteller vil tilbyde et gratis værelse pr. fyrre anvendte værelser eller måske endda mindre. Hotel Planner samarbejder med en lang række hoteller, som tilbyder et sådant gratis værelse for så lidt som 10 værelser pr. nat. Tilbuddet om disse gratis værelser vil blive anført i sektionen kommentarer under hotellets gruppeværelsespristilbud.
Held og lykke med forhandlingerne! Du er nu på vej til at blive en succesfuld planlægger!