Frequently Asked Questions for Hotels

Hvorfor modtog jeg denne underretning om en gruppeanmodning?

Vi er et onlinegrupperejsebureau. Når en gruppekoordinator indsender en anmodning til os, videresender vi den til vores registrerede medlemsbase af hoteller og eventuelle hoteller, som kunden specifikt anmoder om. Når du modtager vores e-mail og ikke er registreret, kan du følge linket til vores hjemmeside, hvor du finder detaljerede oplysninger om gruppen. Til venstre vil du se et link, så du kan registrere dit hotel og fremsætte et tilbud. Registrering er gratis, og det er medlemskabet også. Vi er et provisionsbaseret bureau. Der skal betales provision på benyttede værelser, når gruppen er tjekket ud.

Koster det et gebyr at være medlem?

Nej, det koster ikke noget at være hotelmedlem og fremsætte tilbud til vores grupper. Vi er et provisionsbaseret bureau, så når du fremsætter tilbud, vil du blive bedt om at anføre en provisionsgruppepris (typisk 10 %).

Hvordan filtrerer jeg gruppeanmodninger?

Når du er blevet registreret, kan du under Kontoindstillinger indstille din konto til kun at sende dig nøjagtigt den type gruppeanmodninger, du ønsker. Du kan filtrere gruppeanmodninger efter værelser pr. nat, budget, gruppetype, minimum antal overnatninger og meget, meget mere. Disse filtre gør det muligt for salgschefer kun at modtage anmodninger og håndtere grupper inden for deres specifikke markedssegment. Hver enkelt salgschef på hotellet kan have egne konti og filterindstillinger.

Lægger i noget oveni vores gruppepriser?

Nej, vi lægger ikke noget oveni jeres gruppepriser. Den gruppepris, du tilbyder gruppen, er den gruppepris, gruppen skal betale. Grupperne betaler i sidste ende hotellet direkte for deres værelser; vi modtager ikke betaling fra kunderne.

Hvordan ved jeg, om mit tilbud vælges?

Hvis kunden tager et af dine tilbud under overvejelse, vil du blive underrettet via e-mail med kundens kontaktoplysninger og instruktioner om, hvordan vedkommende kontaktes med henblik på kontraktindgåelse. På det tidspunkt er kunden blevet instrueret i at kontakte dig via det telefonnummer, der er anført for dig. De fleste hoteller sender på dette tidspunkt kontrakt ud til underskrivelse eller ringer for at få oplyst kreditkortinformation. Gruppens koordinator har måske også yderligere spørgsmål, vedkommende gerne vil have svar på.

Hvorfor bliver mine tilbud ikke valgt?

For det første skal du sikre dig, at du har gennemlæst Hjælp sektionen. Der er en række ting, som skal overvejes i forbindelse med fremsættelsen af tilbud. Du skal tage kundens budget i betragtning, det antal stjerner, hotellet gerne skal have, og eventuelle specifikationer, som kunne måtte bede om (f.eks. festlokale eller nærhed til lokalmiljø). Hvis du er opmærksom på alle disse ting, og du stadigvæk ikke får dine tilbud accepteret, bør du kigge på Min Statistik sektionen. Denne sektion vil give dig feedback om, hvorfor grupper ikke har valgt dit hotel.

Hvad skal jeg gøre, hvis mit hotel ikke længere har flere ledige værelser, efter jeg har fremsat et tilbud?

Du kan enten bare lade tilbuddet være, da det er en pris på ledige værelser, eller du kan følge op på dit tilbud til gruppen med et Ingen Tilgængelighed tilbud, så gruppen ved, du ikke har flere ledige værelser. Kunden skal i den sidste ende indgå aftale med dig, så på den her måde kan du informere dem om, at du ikke længere har ledige værelser.

Hvordan kan jeg slette/ændre mit tilbud?

Du kan altid slette et tilbud vha. Slet knappen, som findes i forbindelse med alle tilbud under Kontooversigt. Du kan desuden altid fremsætte et nyt tilbud på en gruppeanmodning. Det nye tilbud vil så erstatte det tidligere tilbud.

Hvad er tilbudsudløb?

Tilbudsudløbet er der, hvor du kan anføre, hvor længe dit tilbud gælder, efter kunden første gang har modtaget det. Kunden kan stadig kontakte dig om dennes ophold, men du er ikke længere forpligtet til at forlænge dit tilbud efter udløbet (dvs. prisen kan ændre sig efter udløbet). Dette er en effektiv salgsteknik med det formål at få kunden til at kontakte dig så hurtigt som muligt.

Når en kunde kontakter dit hotel direkte efter indsendelse af en gruppeanmodning via HotelPlanner, skal hotellet betale HotelPlanner provision af de penge, hotellet har tjent på de benyttede værelser, som kompensation for henvisningen af gruppen selv i det tilfælde, hvor prisen ændrer sig.

Kan du sende os skattepapirer: Anmodning om skatteidentifikation?

Ja, Klik her for at downloade skattepapirer/skatteidentifikation i pdf format.

Hvis et rejsebureau reserverer værelser via HotelPlanner.com, skal vi så betale jer 10 % og rejsebureauet 10 %?

Nej, du vil kun skulle betale 10 % til os, så sørger vi for at betale provision til rejsebureauet. Al provision betales altid til os.

Har du et IATA-nummer?

Ja, Send os venligst en e-mail for at få vores nummer.

Hvad er en skæringsdato?
  • Den er den dato før indtjekning, hvor reservationer iht. aftale om forhåndsreserverede værelser ikke længere accepteres.
    F.eks.: Forestil dig en indtjekningsdato, som er: 15. juni
  • En skæringsdato på en uge ville betyde, at reservationer iht. aftale om forhåndsreserverede værelser til den forhandlede gruppepris ikke længere honoreres fra og med d. 8. juni, og at de resterende antal værelser frigives til andre gæster.
Hvad er udeblivelsesgebyr?

Udeblivelsesgbeyr svarer til det minimale antal forhåndsreserverede værelser, som skal anvendes og/eller i sidste ende betales for.

F.eks.: Hvis der forhåndsreserveres 100 værelser, og kunden kun benytter 50 værelser, vil en 60 % udeblivelsesaftale betyde, at kunden skal betale for 60 værelser (60%).

Vil andre hoteller eller offentligheden se de gruppepriser, jeg indsender?

Nej, kun gruppekoordinatoren vil se din gruppepris. Vi offentliggør aldrig de gruppepriser, du indsender via vores bureau.

Andre hoteller vil heller ikke kunne se dine gruppetilbud, og du vil ikke kunne se deres.

Hvad er Afbestillingspolitikken for mine tilbud?

Når du fremsætter tilbud, er afbestillingsfeltet lig med afbestillingspolitikken for hver enkelt individuelle værelsesreservation, når et sådan bookes iht. aftalen om forhåndsreserverede værelser. Den overordnede afbestilling af alle værelserne samlet set vil være dækket af dine politikker om udeblivelsesgebyrer og depositum.

Hvad er depositummet for grupper?

Du kan anføre det depositum, du ønsker i hvert enkelt tilfælde, når du fremsætter et tilbud til en gruppe. Du kan indtaste det depositum, du kræver, som en procentsats af de reserverede værelser eller som en fast beløb i danske kroner.

Hvad er samlet skat?

Indtast venligst det beløb, som dækker alle obligatoriske føderale/stats-/lokale skatteprocenter på værelser.

F.eks.: Hvis dit hotel har en statsskat på 7 % og en kommuneskat på 3 %, skal du indtaste 10 % som din samlede skat.

Den pris, du fremsætter, er ekskl. skat, så det vil give vores kunder indsigt i skatteforholdene på din destination.

Hvad er diverse andre gebyrer?

Dette felt er beregnet til information om eventuelle diverse obligatoriske værelsesgebyrer, som f.eks. et ”Resortgebyr” eller ”Rengøringsgebyr” eller ”Belægningsskat”. Det er normalt relativt små gebyrer, som f.eks. $3 pr. nat.

Du kan lade dette felt stå tomt eller indtaste 0,00, hvis du ikke har sådanne yderligere faste gebyrer eller skatter.

Hvad er en fast skattesats?

Indtast venligst det samlede beløb for alle obligatoriske føderale/statslige/lokale skatter pr. værelsesovernatning.

F.eks. hvis dit hotel har en ekstra kommunalskat på $2 på alle værelsesovernatninger, skal du indtaste $2

Hvordan kontakter jeg jer?

Alle vores medarbejdere står klar til at hjælpe dig i vores åbningstider:

Tlf.:: 1-800-898-1347
E-mail: Hotels@HotelPlanner.com